日本郵船株式会社

生まれ変わるワークスタイル

「ペーパーストックレス」という新ワークスタイルに対応するため、会議室や打合せブースなどのAV環境を整備。

新丸の内ビル側から眺める郵船ビル

 東京駅と皇居に挟まれたそんな東京の中心に、日本郵船株式会社はあります。日本郵船は海運会社として明治18年に創業し、現在では海・陸・空にまたがるグローバルな総合物流企業として日本の流通業を支えてきた会社です。
 今回ESCは郵船ビル改修にあたり、お客様が考える新ワークスタイルに対応するため社内のAV環境を整えるお手伝いをさせていただきました。改修工事は数回に分かれて計画されており、今回はその第1弾をご紹介いたします。

 仕様決定にあたり日本郵船IT戦略グループの井浪氏とAVシステムのコンサルティングをしている明豊ファシリティワークス株式会社の櫻井氏によってお打合せが重ねられていきました。

画面3.8インチの超小型ワイヤレスタッチパネルで操作、キーボードとマウスもワイヤレスで操作場所はフレキシブル

 AVシステムは会議室や打合せブース合わせて77式導入されています。基本システムとしては、液晶ディスプレイもしくはスクリーンとプロジェクターを固定設置して社員が各自で持ってきたパソコンを表示できるようになっています。また、パーテーションで間仕切ることができる部屋は、AVシステムも分割や全体利用に対応しています。77式の内、2部屋は3面のガラススクリーンが設置されており、1台のパソコンから3種類のアプリケーションを並べて同時に表示することができます。

右:井浪氏 左手前:櫻井氏 左奥:営業担当の米澤さん

 導入されたシステムからも分かるように日本郵船の新ワークスタイルのポイントはペーパーストックレスです。会議や打合せ時に使用する資料を、紙で配布しない(=溜めさせない)ということで、紙資料が必要な場合は各自で準備するということ。日本郵船と明豊ファシリティワークスで、これによりどれくらい経費が削減されるか計算したそうです。例えば、会議に必要な資料の印刷は年間経費として5千万円削減できます。また会議後の資料の修正作業に2千万、資料のファイリングに3千万、プロジェクターを用いたプレゼンテーション準備に3千万。これだけでも既に1億円以上の削減が考えられます。会議では紙資料の準備よりも、簡単に取り出せるデータ資料を沢山見ることによって生まれる意思決定の方が大事であると語る井浪氏。取材中もデスクにはノートパソコンがあり、経費削減データもすぐに正確に知ることができました。このようになぜAV設備が必要なのか、動機のしっかりしている無駄のないシステムは導入されてからも有効利用されることが期待できます。

 ペーパーストックレスを完全に実現するためには、まずそこにAV設備があること、そして一番大切なことは全社員が新しいワークスタイルに変わろうとする強い意志を持つこと。なぜなら、一部でも紙ベースで会議をする人がいればそこにあわせなければならないからです。
 日本郵船では、これらの実現に向けて20程ある各部署の代表者が集まりワーキンググループを作りました。全社一丸となって変わろうとしているのです。
 その一助としてESCが関われることを嬉しく思うと同時に、まだこれからも続く改修工事に、より一層の力が入ります。

加瀬 理紗子 2007年11月22日社内報掲載

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